Erst Prozesse, dann Technologie – ein internationales Team mit Sitz in New York wird KI-gestützt zukunftsfähig
Ausgangslage
Ein international tätiges Unternehmen mit operativem Sitz in New York, einem 10-köpfigen globalen Kernteam sowie rund 50 Mitarbeitenden an den Produktionsstandorten in China und Indien arbeitete ohne einheitliche CRM- und Prozessgrundlage. Kundendaten, Vertriebsstatus und Kommunikation liefen über verschiedene Insellösungen und persönliche Ablagen auseinander – über Zeitzonen, Standorte und rund 200 angebundene Kunden hinweg fehlte eine gemeinsame, verlässliche Sicht auf Kunden und Prozesse.
Maßnahme
Wie bei jedem Projekt stand am Anfang nicht die Software, sondern der Prozess: Mostafa Consulting hat zunächst gemeinsam mit dem Team die bestehenden Vertriebs-, Kommunikations- und Produktionsabläufe über alle Standorte hinweg analysiert und strukturiert, bevor eine einzige Zeile Konfiguration entstand. Erst auf Basis dieser klaren Soll-Prozesse wurde Zoho als zentrale CRM- und Prozessplattform eingeführt und im Tagesgeschäft verankert – mit durchgängiger Anbindung von Kernteam, Produktionsstandorten und Kundenbeziehungen. Erst danach wurden KI-Anwendungen gezielt dort ergänzt, wo sie die neuen Prozesse spürbar beschleunigen: Microsoft Copilot und ChatGPT für Textarbeit, Recherche und operative Kommunikation, Claude für komplexere Analyse- und Strukturierungsaufgaben sowie Canva als zentraler Hub für Social-Media-Content und Präsentationen – vom Entwurf bis zur fertigen Vorlage an einem Ort statt verstreut über einzelne Tools.
Laufende Betreuung
Das Projekt endete nicht mit der Einführung: Mostafa Consulting begleitet das Team – vom 10-köpfigen Kernteam bis zu den Standorten in China und Indien – weiterhin operativ, entwickelt Prozesse und Anwendungen kontinuierlich weiter und stellt sicher, dass neue KI-Werkzeuge sinnvoll in bestehende Abläufe eingebettet werden, statt isoliert nebeneinander zu existieren.
Ergebnis
Das Team arbeitet heute mit klar strukturierten Prozessen und einer einheitlichen CRM-Grundlage über Kernteam, Produktionsstandorte und rund 200 Kunden hinweg – unabhängig von Zeitzone und Standort. Erst dieses saubere Prozessfundament macht den täglichen Einsatz von Copilot, ChatGPT, Claude und Canva so wirksam – ein Vorgehen, das auch andere Unternehmen für sich nutzen können: spürbar weniger manuelle Abstimmung, schnellere Content- und Präsentationserstellung sowie eine transparente, gemeinsame Sicht auf Kunden und Projekte.
Empfehlungen & beruflicher Werdegang
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